「先生！また腰を痛めますよ！」

先日、ふとスタッフの1人に椅子に座っている時の姿勢が悪いと注意されました。

以前のコラムにも書いたとおり、私はぎっくり腰を患ったことがあり普段から腰痛には気を付けていたのですが、無自覚のうちに姿勢が悪くなっていたようでした。

ところで、無自覚は時として怖いもので、無自覚のうちに自分の言動で人を傷つけたり、知らないうちに他人に迷惑を掛けたりしてしまうこともありますよね。

どんなに気を付けていても、無自覚のうちに他人へ不快感を与えてしまうのは悲しいことですよね。

また、無自覚といえば皆様も頻繁に利用しているメールの使い方によっては、知らず知らずのうちに他人に迷惑を掛けてしまうことがあるそうです。

そこで、今回のコラムでは私がITに詳しい方からお聞きしたメール送受信時の注意点についてお伝えいたします。

【 受信時の注意点について 】

■ ウイルス感染を防ぐ

ウイルスに感染しますと、自分のパソコンに不具合が生じるだけでなく、ウイルス感染を拡大して他人に迷惑を掛けてしまう恐れもあります。

メール経由でのウイルス感染を防ぐため、特に身に覚えのないメールは以下のとおり注意してください。

・添付ファイルを開かない

ウイルスが添付されてくることもありますので、見知らぬ相手から来たメールの添付ファイルは絶対に開かないでください。

ウイルスはご自身のパソコンに影響を与えるだけではなく、自動的にウイルスを送信してしまうものあるので注意してください。

・URLをクリックしない

URLをクリックしてしまうと「実際に使われているメールアドレス」だと分かってしまい、さらに大量の迷惑メールが送られてしまう可能性や「ワンクリック詐欺」や「ウイルス感染」など悪質なサイトへアクセスする場合もあるのでURLは絶対にクッリクしないでください。

・返信しない

「宛先間違いを指摘する」や「身に覚えのないサービスの利用料金の請求を受けた場合」も相手に返信しないでください。

■ 添付ファイルを受信する際の注意

ビジネス相手など知り合いの方からの添付ファイルであっても必ずファイルを開く前にウイルスチェックを行うようにしてください。

また、最新のウイルスを検知できるようにセキュリティ対策ソフトを最新の状態に保つようにしてください。

【 送信時の注意点について 】

■ メールの添付ファイルについて

メールにファイルを添付する場合は、ファイルの容量が原則2MB以内になるようにしてください。

ファイルサイズが大きくなりますと、送信できない、送受信に時間がかかるなどの問題が発生する場合があります。

また、相手先のメールが詰まったり、メールボックス容量を圧迫したりと迷惑をかける恐れがあります。

特にデジタルカメラで撮影した写真や動画などはファイルの容量が大きいので注意してください。

■ 主なエラーメッセージと対応

1） 送信相手のメールアドレスが存在しない場合は以下のようなエラーメッセージが記載されます

・User unknown / ・HOST unknown

このようなエラーメッセージの場合は、相手先のメールアドレスを確認してください。

2） 送信相手の「メールボックスの容量」が一杯になっている場合は以下のようなエラーメッセージが記載されます

・Message size exceeds remaining quota / ・over quota

このようなエラーメッセージの場合は、送信相手にメールボックス容量の確認をしてください。

3） 送信したメールのサイズ（添付ファイルのサイズ）が大き過ぎる場合は以下のようなエラーメッセージが記載されます

・Message exceeds maximum fixed size / ・this mailbox is full /

・Message is too large

このようなエラーメッセージの場合は、添付ファイルを圧縮したり分割したりしてメール容量を小さくしてください。

以上が、メール送受信時の注意点についてです。

人は生きていれば、無自覚のうちにいろいろと他人に迷惑を掛けてしまうのは当たり前ですよね。

また、知らず知らずのうちに迷惑を掛けていることに自ら気づくのはとても難しいことです。

そこで、私はあることわざをいつも肝に銘じ、自分ならどう思うかと自らに問いかけるようにしています。

「人の振り見て我が振り直せ」

今回のコラムについて詳細を知りたい方は、お気軽に当事務所までご連絡ください。